Aux États-Unis, plus de 1,8 millions de salons professionnels, de congrès, d’événements incitatifs et autres regroupements ont lieu chaque année. Un phénomène d’autant plus étonnant que le développement de la technologie pourrait mettre en cause, la nécessité de participer à de tels évènements. Mais si le marketing événementiel est toujours en vogue, c’est probablement parce qu’il comporte certains avantages. Le temps vaut de l’argent et il n’y a rien de pire que de se rendre à une conférence qui ne vous apporte finalement aucune valeur ajoutée. Peu importe si vous payez l’entrée ou si vous assistez gratuitement à une conférence, l’objectif est d’obtenir un retour sur le temps et l’argent investi pour vous rendre à l’évènement. Pour cette raison, j’ai élaboré ce guide pratique accompagné d’une vidéo pour vous montrer ce que de tels évènements peuvent apporter comme bénéfice, les critères pour juger de la pertinence d’une conférence et les astuces pour en tirer pleinement profit.  

Les conférences et événements

Je vous propose dans cette vidéo de vous présenter ma position sur l’utilité / inutilité de se rendre à des conférences :

https://youtu.be/nzh0hmXdENU

Retrouvez dans ma présentation Google Slides les différents éléments que j’ai pu mentionner concernant les événements et les conférences :

Participer à une conférence : Quels sont les avantages ?

Les avantages que vous avez en assistant à un évènement ou à une conférence dépendent généralement de votre profil.

1. En tant que visiteur

En tant que visiteur, vous allez :

1.1 Enrichir vos connaissances ou apprendre de nouvelles choses

Il s’agit bien évidemment de la raison la plus évidente pour assister à une conférence. Les conférences, sont des lieux où vous avez la possibilité de capitaliser sur l’expérience et les connaissances des experts.

1.2. Rencontrer des experts

Si vous souhaitez entrer facilement en contact avec les experts de votre domaine, les conférences sont les meilleurs endroits. Ces rencontres peuvent vous permettre d’apprendre de leurs expériences et d’appréhender davantage les enjeux de votre secteur.

1.3. Développer votre réseau

Que ce soit des objectifs personnels ou professionnels que vous souhaitez atteindre, il est toujours très intéressant d’échanger sur les pratiques d’un marché. Par exemple, lorsque vous connaissez personnellement un professionnel de l’immobilier, il vous sera beaucoup plus facile et pratique d’acquérir un appartement puisque celui-ci vous aidera de différentes façons. 

Connaître donc la bonne personne peut vous aider à atteindre rapidement certains de vos objectifs.

En fait,  un tel évènement vous permet de créer de nouvelles relations avec des personnes qui sont susceptibles de travailler dans des domaines similaires et qui partagent les mêmes intérêts que vous.

2. Un sponsor avec une ambition commerciale

Lorsque vous êtes un sponsor, une conférence ou un évènement vous permet de :

2.1. Représenter votre produit et votre marque

Lorsqu’il est bien réfléchi, le parrainage d’un événement peut être une stratégie formidable. En fait, le sponsoring permet à votre enseigne d’atteindre directement un public très qualifié. Mais si vous n’êtes pas le seul sponsor, pensez à mettre réellement en valeur votre produit et votre marque.

2.2. Parler avec des clients potentiels

Lorsque vous parrainez des entreprises, vous avez l’opportunité de faire passer directement votre message à des personnes susceptibles d’être intéressées par vos produits. En plus d’augmenter votre notoriété, vous établissez des relations de confiance avec de potentiels clients.

2.3. Obtenir des retours clients

Vous pouvez faire comme certaines entreprises qui permettent aux participants d’essayer la version gratuite ou des échantillons de leur produit contre des feedbacks. En procédant ainsi, vous obtenez des informations très utiles qui vous permettent d’améliorer vos produits ou services.

3. Prendre la parole en tant qu’intervenant

Lorsque vous intervenez dans les conférences, vous renforcez votre crédibilité en prouvant votre expertise. Lorsque vous apportez une grande valeur ajoutée à vos auditeurs, ils sont susceptibles d’être beaucoup plus réceptifs lorsqu’ils vont tomber prochainement sur vos contenus ou votre marque.

De plus, vous établissez votre autorité parmi les autres experts dans la mesure où vous allez vous faire plus connaitre dans votre secteur.

L’éternelle question du retour sur investissement : Déterminez si un événement mérite votre temps !

Il est très facile de se laisser entraîner dans le tapage médiatique d’une conférence, surtout lorsque ses promoteurs promettent un réseautage et un niveau de visibilité très important pour chaque participant. Qui n’aime pas une salle de remplie d’investisseurs, d’acheteurs potentiels ou de partenaires ?

Malheureusement, ces événements ne sont pas toujours ce qu’ils sont censés être. Il peut être vraiment difficile de distinguer ceux qui valent la peine d’être assisté de ceux qu’il est préférable de laisser.

Je vous donne pour cela les 3 astuces pour déterminer les évènements les plus profitables.

1. Comprendre le profil du participant

Lorsque vous voulez participer à des événements, assurez-vous qu’ils correspondent au profil de vos clients et à vos besoins. En fait, selon l’étape de votre projet, vous serez intéressé à faire du réseautage avec différents auditoires. La première distinction à faire est de déterminer si vous avez un public plutôt ciblé B2B ou B2C.

Par exemple, si vous avez une startup dans un domaine donné, tous les grands salons en rapport avec votre secteur ne seront pas pertinents pour vous. En effet, il y a plusieurs événements où les personnes présentes sont majoritairement des consommateurs. Si vos ventes sont concentrées sur le marché B2B, ce ne sera pas idéal pour vous d’assister à ces évènements ou séminaires.

De même, si vous avez un produit ou un service B2C, mais que vous êtes à la recherche d’un financement de démarrage, un profil de participant à une petite conférence sur l’investissement avec un public d’investisseurs est plus souhaitable.

Choisir des conférences qui vous mettront face à votre public idéal devrait toujours être le premier critère afin de vous assurer d’avoir le meilleur ROI pour votre temps et votre investissement.

De plus, vérifier le niveau de la présentation des évènements. Autrement dit, cherchez à savoir s’il est destiné aux novices ou aux experts. Ce qui vous évitera également de perdre votre temps avec notions que vous maîtrisez peut être déjà.

2. Regardez les chiffres

De nombreuses conférences sont annoncées avec des statistiques impressionnantes. Et présenter vos produits ou vos idées à 15.000 personnes peut sembler être une occasion à ne manquer sous aucun prétexte. Mais ces chiffres peuvent être trompeurs et il faut prendre le temps de l’analyser de plus près.

15.000 personnes peuvent assister à une conférence, mais sachez qu’il s’agit d’un chiffre total, ce qui signifie qu’il y aura 15.000 participants sur deux ou trois jours.

Sur ces trois jours, vous pouvez supposer qu’il y aura environ 5.000 participants par jour. Il s’agit d’un nombre toujours important, n’est-ce pas ? La réponse est évidemment affirmative, mais allons un peu plus loin.

Les promoteurs des conférences ou évènements n’ont pas la même conception du client que vous. Je m’explique, s’il y a une famille avec deux enfants représente quatre personnes différentes pour les promoteurs, mais pour vous, ce groupe ne compte que pour un seul client.

Au final, vous n’avez que 1.250 personnes par jour réparties dans une grande salle. De plus, ne soyez pas surpris si l’événement compte moins de personnes annoncées, ce qui peut également réduire le nombre de participants que vous allez pouvoir joindre.

Bien évidemment, il s’agit d’une estimation, mais qui illustre parfaitement ce qui se passe généralement.

3. Étudier l’organisation et l’horaire de la conférence

Même lorsque vous trouvez une conférence qui vous met en contact avec les influenceurs de votre secteur et qui a fait ses preuves en termes de participation, les résultats que vous recherchez ne sont pas toujours garantis.

Un facteur caché qui à toute son importance est l’organisation et l’horaire de l’événement ou de la conférence. Posez-vous des questions telles que :

• Comment l’événement est-il structuré ?
• Qui sont les conférenciers et à quel point sont-ils populaires ?
• Y a-t-il des ateliers en petits groupes, des conférences sur la scène principale ?
• Y a-t-il une date d’exposition prévue ?
• Etc…

Il y a des conférences qui connaissent un taux de participation fantastique, mais dont les participants ne trouvent pas du temps entre les discours-programmes. Ce qui ne permet pas de parcourir confortablement les espaces d’exposition.

Si vous investissez dans un stand pour exposer vos produits, assurez-vous qu’il y a suffisamment de temps pour que les participants puissent visiter l’exposition et discuter avec vous.

Ces différentes tâches peuvent prendre un peu plus de temps, mais vous si les exécutez avant de prendre un jour de congé, de laisser votre activité ou de réserver votre vol pour une conférence, vous économiserez beaucoup de temps et d’argent.

Comment tirer pleinement parti d’une conférence ?

Vous vous êtes décidé à participer à un évènement puisqu’il semble être profitable pour vos objectifs. Il est temps de participer à votre évènement et d’en tirer pleinement parti.

Le checklist des choses à faire avant la conférence

1. Examiner le programme

Il est vrai que vous avez analysé le programme lorsque vous étiez en train d’évaluer la pertinence de la conférence, mais il est toujours utile de le refaire. Cette fois-ci, vous allez utiliser le programme de l’évènement pour dresser des plans selon les objectifs que vous souhaitez atteindre.

A cette étape, pensez à la manière dont vous allez gérer votre temps et à ce que vous aimeriez apprendre. Peut-être qu’il y a plusieurs présentations et qu’une ou deux vous suffisent largement. Ne cherchez pas à être présent à toutes les sections, si au final vous allez finir fatigué sans pouvoir profiter pleinement de l’évènement.

2. Familiarisez-vous avez les lieux

Déterminer précisément l’endroit où la conférence aura lieu et étudiez au besoin la carte pour ne pas vous perdre le jour de la conférence. Débarquer en retard ne fait définitivement pas une bonne impression.

3. Gagnez en visibilité

Une excellente façon de maximiser votre expérience est de participer activement d’une façon ou d’une autre à l’événement. Par exemple, en tant qu’intervenant, animateur de séance ou bénévole au sein d’un comité.

Vérifiez déjà dans le programme de la conférence si ces options sont disponibles, ou envoyez un courriel directement à l’organisateur de la conférence pour demander.

Pendant que vous y êtes, vous serez parmi des centaines ou des milliers d’autres participants, mais si vous pouvez assumer un rôle visible, c’est un moyen facile de vous distinguer de la foule.

4. Bâtir des relations plus solides

Une conférence est l’occasion de rencontrer de nouvelles personnes, mais c’est aussi l’occasion de bâtir des relations que vous entretenez déjà.

Si vous connaissez des personnes que vous voulez retrouver ou mieux connaître, comme des clients ou des partenaires, faites un rendez-vous quelques semaines avant la conférence pour prendre un café ou un repas pendant que vous êtes à l’événement.

Pendant l’évènement : Les 3 règles à connaitre  

1. Choisir les bonnes sessions

Dans la plupart des conférences, il y aura plusieurs sessions parmi lesquelles vous pouvez choisir celles qui semblent les plus profitables pour vous. Lorsque vous planifiez votre emploi du temps, jetez un coup d’œil à la conférence dans son ensemble. 

Examinez toutes les séances et tous les événements qui vous intéressent, puis assurez-vous d’assister à toute une gamme de sujets, de séances d’acquisition de compétences et d’activités sociales, tout en prévoyant du temps pour vous reposer.

Et si vous vous trouvez dans une session qui n’est pas tout à fait ce que vous pensiez qu’elle allait être, ne vous privez pas de changer de section. Pour réussir votre conférence, vous devez utiliser votre temps à bon escient et tirer le meilleur parti de tout ce qui s’y trouve.

2. Prenez des notes

Avec des journées pleines de conférenciers et de séances, il y a beaucoup de choses à assimiler, et vous ne vous souviendrez probablement pas de tout quand vous allez rentrer chez vous. Par conséquent, prenez des notes d’une manière qui vous permettra d’y accéder facilement lorsque vous allez retourner au bureau.

Quel que soit le format de prise de notes que vous choisissez – stylo et papier, ordinateur portable, tablette… – à la fin de chaque séance, faites un récapitulatif. Cela vous aidera à vous rafraîchir la mémoire et vous donnera des idées de choses spécifiques à faire lorsque vous retournerez au travail.

3. Mettez votre Smartphone de côté

Vous êtes à une conférence pour avoir des interactions d’autres personnes, et il ne serait pas bien que vos appareils soit un obstacle à l’établissement de ces connexions. 

Ainsi, même si vous n’avez pas à vous déconnecter complètement, rangez le téléphone lorsque vous débutez un atelier ou que vous faites une pause au café. Ce qui vous donne la chance d’entamer des conversations avec les autres participants qui vous entourent.

Pendant l’évènement : 6 Astuces pour créer de nouvelles relations lors des conférences

1. Avoir des cartes de visite

Avec le niveau de développement technologique actuel, il semble démodé de brandire encore les cartes de visites. Mais il s’agit d’une grosse erreur lorsqu’il s’agit d’assister à des conférences. 

Si vous ne facilitez pas les contacts avec les gens, personne ne le fera pour vous. Si vous prévoyez d’assister à un événement, assurez-vous d’apporter beaucoup de cartes.

Prenez néanmoins garde, il n’est pas très agréable d’aller simplement donner une carte de visite et repartir. Il faut pouvoir conduire une bonne conversation avant de chercher à échanger des cartes de visite.

2. Trouvez une phrase d’introduction percutante

Le fait d’avoir seulement des cartes de visite ne signifie pas que vous êtes prêt à assister à une conférence. Avant de commencer à vous mêler aux autres, vous devez trouver une ou plusieurs idées de phrases d’introduction. 

Il s’agit d’une solution particulièrement efficace lorsque vous êtes un peu timide et que vous avez du mal à entamer une conversation. Pour que votre texte d’accroche performe bien, assurez-vous qu’il se composer des éléments suivant :

• Votre nom ;
• Ce que vous faites ;
• Pourquoi vous êtes ici.

Ne dépassez pas 30 secondes pour vous introduire et assurez-vous que votre présentation puisse être pertinente pour la conférence que vous assistez.

Par exemple, pour une conférence basée sur la thématique SEO, je peux dire :

« Bonjour, je m’appelle Alexandre MAROTEL. Je suis le fondateur de Twaino, une Agence SEO qui aide les entreprises à augmenter leurs visibilités et leurs conversions sur les moteurs de recherche avec le référencement naturel. Je suis ici pour échanger sur les bonnes pratiques SEO. »

« Bonjour, je suis Alexandre  MAROTEL. Je suis un expert en SEO et j’aide les entreprises à occuper de meilleures places sur les moteurs de recherche. Je suis ici pour trouver des startups ou des entreprises qui ont besoin d’aide avec leurs efforts de marketing Internet. »

« Bonjour, je suis Alexandre MAROTEL. Je suis le fondateur de l’Agence SEO Twaino qui apporte des solutions pratiques aux startups pour améliorer leur visibilité sur la toile. Je cherche à aider les startups ou les entreprises qui ont pour ambition d’augmenter leurs la visibilité sur le net. »

Ces différentes formules peuvent vous aider, mais il faut veiller à ce qu’elles intègrent naturellement vos différentes conversations sans pour autant donner l’impression d’être mécanique.

3. Ciblez efficacement les personnes avec qui nouer une relation

Quel est l’intérêt de rencontrer 200 personnes sur une période d’une journée sans pouvoir vraiment les connaître ? Ne perdez pas votre temps à apprendre à connaître un grand nombre de personnes. Concentrez-vous sur la rencontre d’individus de haute qualité avec qui vous pouvez établir des relations précieuses.

Il s’agit par exemple :

Les conférenciers : Si vous avez l’occasion, rencontrez tous les conférenciers que vous écoutez. Toutefois, n’essayez pas de passer beaucoup de temps à discuter avec eux parce qu’ils sont harcelés par des centaines d’autres. Personnellement, je nai pas encore eu l’occasion de discuter sur place avec un conférencier, vu qu’ils sont beaucoup trop sollicités ;

Les organisateurs de la conférence : Il est sage de rencontrer l’organisateur de la conférence. Les organisateurs peuvent vous faire participer gratuitement à de futures conférences, et ils savent où se trouvent les after-parties privées.

Les concurrents : Vos concurrents n’ont pas à être vos ennemis et si vous établissez une relation avec eux, ils peuvent potentiellement vous référer des clients.

Les participants : Vous devriez apprendre à les connaître, mais cela se produit naturellement tant que vous ne vous éloignez pas de la foule.

4. Ne déjeunez pas avec vos amis !

La plupart des conférences proposent un déjeuner / dîner / apéritif dinatoire et même si les nourritures ne sont parfois pas formidables, évitez d’aller manger au restaurant. Non seulement devez-vous déjeuner à la conférence, mais vous devriez aussi vous asseoir à une table remplie de gens que vous ne connaissez pas.

Lorsque vous vous asseyez, présentez-vous et participez à la conversation. Vous serez étonné par ceux que vous allez rencontrer au cours d’un repas de 30 minutes.

5. Parcourez les espaces d’exposition

La plupart des conférences ont un espace d’exposition rempli de sponsors et d’entreprises qui présentent leurs services ou produits. Prenez au moins une heure pour visiter le salon et voir s’il y a des entreprises qui vous intéressent. Même si vous n’achetez rien, vous pouvez quand même obtenir des informations utiles des exposants.

En plus de ça, vous pouvez obtenir gratuitement des produits et services qui aideront votre entreprise à se développer.

6. Invitez certaines personnes à dîner au restaurant

Si vous souhaitez connaître beaucoup plus quelqu’un, il est plus efficace de lui parler seul à seul. Il est difficile de faire amplement connaissance lors d’une conférence parce que vous pouvez facilement être interrompu. Généralement, la plupart des conférences vous donnent quelques heures pour le dîner.

Trouvez quelqu’un que vous voulez connaître personnellement et invitez-le à dîner. S’il dit non, passez à la personne suivante.

Au cours de votre dîner de travail, ne parlez pas seulement d’affaires. Découvrez comment ils s’en sortent et discutez de ce qui les intéresse. L’idée est de mettre plus l’accent sur l’établissement d’une relation solide.

Une fois que le dîner est terminé et que la facture arrive, assurez-vous de payer !

Après la conférence : N’oubliez pas de faire un suivi

Rencontrer quelqu’un, c’est formidable, mais si vous n’apprenez pas à le connaître personnellement, vous n’allez tirer aucun avantage de la relation.

1. Faites un suivi amical

Lors de la conférence, vous avez collecté des cartes de visite et/ou vous avez eu de nouveaux amis sur Facebook. Dans la semaine qui suit la fin de l’événement, envoyez un message personnel à toutes les personnes que vous avez rencontrées pour leur faire savoir que vous avez aimé les rencontrer.

Organisez également un appel téléphonique ou une rencontre en personne avec toute personne avec qui vous voulez faire des affaires ou établir une relation. Cela dit, soyez patient et n’insistez pas si certaines personnes ne répondent pas à vos messages.

2. Mettez à profit les acquis de la conférence

Vous avez obtenu beaucoup de nouvelles informations ainsi que de contacts lors de la conférence, et l’une des meilleures choses que vous pouvez faire avec ces ressources est de les partager avec vos collègues et vos amis.

• Envoyez des vidéos des séances que vous avez jugées particulièrement utiles ;
• Donnez une conférence sur ce que vous avez appris lors de votre prochaine réunion du personnel ;
• Parlez à votre supérieur des contacts intéressants que vous avez eus.

De cette manière, vous allez mettre réellement à profit les précieuses ressources que la conférence ou l’événement vous a permis d’avoir.  

Les conférences : Une opportunité à saisir avec précaution

Quel que soit l’étape de développement d’une entreprise, avoir plus de visibilité fait partie des principaux objectifs qui ne changent jamais. Pour ce faire, il existe plusieurs moyens aussi bien virtuels que physiques comme la participation aux conférences ou évènements. Il s’agit d’une approche particulièrement efficace lorsqu’elle est maîtrisée puisqu’elle peut vous permet de développer votre réseau et d’acquérir de nouvelles connaissances. Mais, assister à des événements nécessite un minimum d’investissement en temps et en argent. Raison pour laquelle il est préconisé de bien choisir vos conférences et d’adopter certaines pratiques avant, pendant et après la conférence. Ainsi, vous vous assurez d’avoir un retour sur investissement à la hauteur de vos espérances.

A quels événements avez-vous déjà participé et comment souhaitez-vous y prendre la prochaine fois ?